Easy to use!
- In mail kunt u correspondentie aanmaken (emails, brieven en faxen). Door hier vervolgens een projectnummer aan te koppelen, is correspondentie voor iedereen terug te vinden. Taferelen zoals terugzoeken in de mailbox, van een afwezige collega, is voortaan niet meer nodig.
Ordner XL Graphic Studio is gemaakt voor de grafisch ontwerper die overzicht wil hebben over zijn projecten en die interne communicatie naar een hoger niveau wil tillen.
Waar over het algemeen nog met fysieke dossiers wordt gewerkt of in Excel of Word, geeft O-XL nu de mogelijkheid om het projectdossier in één omgeving samen te brengen. Ook wordt in O-XL gebruik gemaakt van de gemakken van deze tijd. Zaken als 'Alerts' en 'Mail' zullen uw projectleven aanzienlijk veraangenamen.
Lees hier met welke features Ordner XL uw studio wil veroveren.
1. Projecten
- Projecten is het centrum waar het in deze administratie om draait. Het projectnummer kunt u dus overal gebruiken om andere documenten mee te koppelen. U start met het invoeren van de basisgegevens waarna u het dossier kunt vullen met activiteiten.
- Communiceren kan in Projects via 'Taakdossier'. Het projectteam kan hier inlezen over zaken die spelen. Ook leveranciersafspraken of bezoekrapporten kunt u hier uitschrijven en als naslagwerk gebruiken.
- Overzichtelijke tabbladen geven u in een oogopslag overzicht over uren, offertes, inkooporders, formulieren, correspondentie etc.
- Het is mogelijk om verschillende projecten onder een 'paraplu'naam te plaatsen. Op deze manier heeft u alle producten voor b.v. een campagne bij elkaar en worden projecten niet te vol.
- Uw projectplanning beheert u eenvoudig in de projectlijst.
2. Uren & To Do
- In dit venster kunnen alle medewerkers uren bijhouden die voor een project gewerkt worden. Uren & To Do is een automatisch systeem maar indien gewenst kunnen uren handmatig worden gewijzigd.
- De 'To Do' lijst laat u uw eigen taken bijhouden maar u kunt ook direct uw collega's digitaal verzoeken om assistentie. Heeft u een dringende terugbelnotitie voor een collega dan kunt deze via een 'To Do' ook direct emailen.
- Is een 'To DO' zo belangrijk dan kan deze ook,met een buttonklik, direct in het 'Taakdossier' van het project worden geplaatst.
3. Mail
4. Contacts
- Contacts beheert uw adressen en contactpersonen.
- Per klant kunt alle projecten, mail, formulieren etc. terugzien.
5. Formulieren
- In formulieren kunt u specificaties van gemaakt drukwerk bijhouden. Heel handig als u een herhalingsorder binnenkrijgt.
6. Hoofdschakelbord
- Hoofdschakelbord is voor het navigeren door het programma de centrale plek. Van hieruit kunt u voor ieder venster kiezen.
7. Klantoffertes
- Wil een klant tussentijds een prijs weten dan kunt u via offertes een prijs uitbrengen. Door een shortcut met inkoopaanvragen kunt u de tekst van de aanvraag eenvoudig importeren in offertes.
8. Inkoop
- In inkoop kunt u prijzen aanvragen en aan 4 leveranciers tegelijk sturen.
- Een shortcut zorgt ervoor dat u aanvragen naar orders kan kopieren.
- De uniforme opbouw van de email onderwerpregels zorgt er in inkoop voor dat leveranciers steeds dezelfde infomatie zien. (voorbeeld: StudioXL OFF6160/Proj.nr.: 4470 Offerteaanvraag of StudioXL ORD103 Proj.nr.: 5034 Opdrachtbevestiging)
Ook in de mailbox van uw leverancier blijven uw opdrachtmails hierdoor eenvoudig terug te zoeken door een sorteer op onderwerpregel te doen.
9. Alerts
- Met 'Alerts' wordt u geholpen om b.v een offerte na te bellen of heeft u een kattebel voor deadline van een drukwerkorder. De Alerts worden beheert in het venster 'Uren & To Do' .
Ordner XL Graphic Studio maakt projecten overzichtelijker, makkelijker registreerbaar en met O-XL heeft u betere tools om te communiceren. Belangrijke zaken die iedere Grafisch ontwerper wenst. Gebruikersgemak ontstaat als je voor het gebruik kijkt hoe ontwerpers werken. Met dat in gedachte is O-XL GD ontwikkeld.
Heeft u vragen of wilt u een keer een presentatie zien, bel ons dan gerust. (+31 6 814 632 76 of email info@printsupport.nl)